BLOG

SÜREÇ YÖNETİMİ-SATIŞ YÖNETİMİ SÜRECİ

Süreç yönetimi ; girdileri , çıktılara dönüştürmek amacıyla yürütülen bir dizi içsel ve dışsal faaliyetlerin bütünüdür.

Hedeflenen ürün veya hizmet çıktısını elde etmek amacıyla; birbirleri ile etkileşim içinde bulunan,

·       İnsanlar,

·       Ekipmanlar,

·       Malzemeler,

·       Yöntemler 

·       Çevresel unsurların

 

Arasında bir dizi etkileşimin toplamıdır.

Burada temel amaç; girdilerimizin belirlenen süre içerisinde ; işletmeye katma değer sağlayan çıktılara dönüşmesi ve talep eden tüketiciler tarafından değer ifade etmesi ile süreklilik arz etmesidir.  

İşletmelerin sürdürülebilirliği tüketicilerin satınalma alışkanlıklarındaki süreklilikle doğru orantılıdır. Sürekliliğin temeli güven inşa etmek , güvende devamlılığı sağlamak ve sonucunda müşteri sadakatine ulaşmaktır. Süreçlerimizi müşteri sadakati odağı ile kurgulamamız; işletmenizin sürdürülebilir karlılığa ulaşmasını sağlayacaktır.

Süreç yönetiminde başarılı olabilmeniz için süreçleriniz;

1.     Tanımlanabilen

2.     Ölçülebilen

3.     Kontrol Edilebilen

4.     Yinelenebilen

5.     Katma Değer Oluşturabilen

 

Özeliklere sahip olmalıdır.

1. 1. TANIMLANABİLEN 

Sürecin temel unsurlarının belirlenmesi özelliğinde girdilerimizin ve hedef çıktılarımız tanımlanması gerekir.

Girdileriniz; süreç içerisinde neyi değiştirip ,neyi işleyip , neyi  farklılaştıracağınızdır. Bilgi, müşteri, talebi, metod, hammadde vb. olabilir.

Çıktılarınız ise ; süreç sonucunda neye ulaşacağınızın tanımıdır. Hizmet, ürün ,rapor , bilgi vb.dir.

Girdilerin ve çıktıların tanımlanması ile birlikte sürecinizin sonunda 

·       Kime Ulaşacaksınız?

·       Nasıl Ulaşacaksınız?

·       Ne Zaman Ulaşacaksınız?

·       Nerede Ulaşacaksınız?

·       Sürecinizin Performansını Nasıl Ölçeceksiniz?

·       Müşterilerinizin  Geri Bildirimlerini Nasıl Değerlendireceksiniz?

·       Sürecinizi  Nasıl Raporlayacaksınız?

ve en önemlisi de sürecimiz içersin de ;

·       Kim?

·       Nerede?

·       Ne zaman?

·       Nasıl?

Aksiyon alacak sorularına anlamlı karşılıklar bulmalısınız.  

1.      2.ÖLÇÜLEBİLEN

 Süreçler istatistiksel verilerle kontrol edilmeli , süreç öncesi yapılan doğru analizlerle oluşabilecek sapmalar minimize edilmelidir.

Sürecinizi ölçebilirseniz tutarlı , benimsenen ve sürecin tüm üyelerinin inandığı , özümsediği bir faaliyete dönüştürebilirsiniz. Sürecin tutarlı olması sürdürülebilirliğin temel dayanağıdır.

1. 3. KONTROL EDİLEBİLEN

Süreci yönetenler , sürecin sahipleri ;  sürecin  performansını düzenli olarak kontrol etmeli geri bildirimler almalı ,geri bildirimler vermeli , süreçteki aksaklıklara müdahale ederek düzeltici önlemler almalıdır.

Sürecin sahiplerinin iyileştirme odaklı müdahalelerde bulunmaları için işin bütününe hakim olmaları gerekir. Sürece atanan yöneticin işle ilgili donanımlı olması burada çok önemlidir.

 

1. 4.YİNELENEBİLEN

Süreç sonucunda oluşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini devamlı karşılayabilmesi özelliği olmalıdır.

Sürecin başarısında dayanak olarak ; Çıktıyı talep edenin müşterinin sesine kulak vermek gerekir.

 Müşteri Ne Bekler? sorusuna bulacağınız müşteri odaklı yaklaşım cevaplarınızla sürecinizi tekrarlanabilir kılabilirsiniz.  

 

Müşteri ;

·       Satınaldığı ürünlerin hayatını kolaylaştırmasını

·       Bilgilenme ihtiyacının karşılanmasını

·       Çözüme yönelik olunmayı

·       Güvenebilmeyi

·       Dostluk kurulmasının

·       Sürdürülebilir ticaret anlayışının geliştirilmesini

bekler.

Sürecin tekrarlanabilirliği özelliğinin olması için ; odak müşteri olmakla birlikte; faaliyetler net bir şekilde tanımlanmalı , süreç üyelerinin faaliyet hazırlığına katılımını sağlamalı , sürecin uygulanabilirliğine üyelerin inanmalarını sağlamak gerekir.

 

1. 5.KATMA DEĞER OLUŞTURAN 

Çıktının kalitesi ve çıktıyı talep eden  müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilmesi ile birlikte , şirket açısından da katma değerli çıktı haline dönüşmelidir. Sürecin iki taraflı kazan –kazan paydası ile sonuçlanması gerekir. Başarı buradadır. 

Süreç yolculuğumuz kısaca özetleyecek olursak ; vizyon , misyon ve hedefler doğrultusunda süreçler tanımlanır , sürece sahip atanır , sürecin performans göstergeleri belirlenir , sürecin performans göstergeleri için hedefler belirlenir , süreç dökümante edilerek belgelenir ve bu belgeler süreçteki tüm paydaşların ulaşımı sağlanır , sürecin performansını ölçmek ve kontrol etmek için ölçüm sistemleri kurulur ve sonucunda sürecim performansı hedeflenen sonuçlara ulaşmaması durumunda iyileştirme ve geliştirme çalışmaları başlar.

Sirketlerin en temel hedefinin kar elde etmek ve bunu sürekli elde etmek olduğu unutulmamalıdır. Süreçlerle yönetim ilkesinin benimsenmesi , faaliyetlerin bu doğrultuda planlanması karlı şirket , uzun ömürlü şirket olabilmeniz için başlangıç  noktasıdır.

Süreç yönetim ilkesi benimsenmesi

·        Müşteri odaklı yönetimi teşvik eder

·        Şirket önceliklerine sistematik yaklaşım getirir

·        Karşılıklı değer üretmeye  odak oluşturur

·        Şirket kaynaklarının  etkin ve verimli kullanımını sağlar

·        İyileşme ,gelişim , değişim , dönüşüm  olanaklarının tespit edilmesini sağlar

·        Süreçlerin net tanımlanması ile hızlı karar alma avantajı sağlar

·        Görev , yetki ve sorumlulukların açık olarak belirlenmesini ile karmaşayı ortadan kaldırır.

SÜREÇ YÖNETİMİ ÖRNEK-1-

Satış temsilcisinin bilgisayar talebinde satınalma süreçleri dokuz aşamada sonuçlandırılır.

1.     Talep oluşturulması (Satış Temsilcisi / Bilgisayar)

2.     Talebin Onaylanması (Satış Müdürü)

3.     Talebin Satın Alma Departmanına İletimi (Satınalma Müdürü-İşin Sahibi)

4.     Ürün Araştırması , Fiyat Araştırması , Tedarikçi Araştırması

5.     Belirlenen Tedarikçilerden Teklif İsteme

6.     Teklifleri Değerlendirme

7.     Teklifi Onaylama Siparişi Gönderme , Teslim Bilgisi Mutabakatı

8.     Belirlenen Tarihte Depoya Girişin Sağlanması Stoklara İşlenmesi

9.     Ürünün Stoklara İşlenmesi ile Satınalma Süreci Sonlandırıldı.

 

SÜREÇ YÖNETİMİ ÖRNEK-2-

Müşterilerin cevizli helva talebi bulunmakta talebin karşılanması ile ilgili süreç aşağıdaki gibidir.

Süreci Başlatan: Müşteri cevizli helvaya olan talebi ile süreci başlatmıştır.

Sürecin Girdileri: yağ, süt, un ,tencere ,tava , ceviz , cevizli helva  yapımı tarifi ,ocak

Süreç : Ocağı yak, tencereyi koy , yağı erit , unu  erit , hafif ateşte kavur , su-süt-şeker karışım olarak ayrı kaynatılan şerbetini ekle , ocaktan al , bir miktar daha şeker ekle ,karıştır , demlenmeye bırak

Çıktı : Cevizli Un Helvası

SÜREÇ YÖNETİMİ ÖRNEK-3-

Satış Temsilcisi işe alım sürecini aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

Bu süreçte sürecin sonuçlarından etkilenecek olan talebin sahibi ; Satış Müdürü sürecin her aşamasında bilgilendirilmelidir.

SÜREÇ YÖNETİMİ ÖRNEK -4-

Satış Yönetimi Süreci

Satış yönetimimizin en temel görevi  ; yüksek motivasyonlu, hedeflenen sonuçlar üretebilecek bir takım gücü kurmak ve takımını hedeflerine ulaştırmaktır.

Amaç;  verimli, şirkete uyumlu, kazanan ve kazandıran, hedeflerine odaklı, motivasyonu yüksek satış takımları oluşturmaktır.

Satış yönetimi sürecini yazmadan önce belirli adımlar atarak sürece dayanak oluşturmalısınız.

Birinci adım  ; hedef pazarınız , hedef ürün grubunuz , hedef müşteri grubunuz, rekabet ortamı , rakiplerinizin aksiyonlar  ve müşteri analizi ile başlar. Bu analizlerinizde aşağıda sorulara anlamlı karşılıklar bulmalısınız .

·       Yurtiçinde hangi bölgeyi hedefliyoruz?

·       Yurtdışında hangi ülkeyi hedefliyoruz?

·       Hangi pazardayız?

·       Satış kanalımızı nasıl oluşturacağız? (distribütör, bayi , son tüketici)

·       Temel rakiplerimiz kimler?

·       Rakiplerimizi pazarda nasıl hareket ediyor?

·       Pazar hangi yönde gelişiyor ve değişiyor?

·       Hangi müşteri satış grubuna ve hangi ürünlerimizle hizmet vereceğiz?

·       Bugünkü müşterimiz  kim?

·       Gelecekteki müşterilerimiz kimler olacak?

 

Temel olarak bu şüreçte ; Pazarınızın , Müşterinizin , Rakiplerinizin ve en önemlisi de  Mevcut Durumumuzun Analizini yapmalısınız.

İkinci adım; Birinci adımdaki analiz sonuçlarına göre ; satış takımı üyelerinin saha geri bildirimleri dikkate alınarak ve üyelerin tamamının katılımı ile gerçekçi hedeflerle birlikte uygulanabilir iş planı hazırlanmalıdır.

Uygulanabilir iş planı dahilinde hedeflerinizi gerçekleştirmek için ;

·       Geçmiş dönem gerçekleşme eğrileri nedir?

·       Pazar potansiyel analiz?

·       Bu yıl satış hedefimiz nedir?

·       Bu yıl bütçe hedefimiz nedir?

·       Hedeflerimizi gerçekleştirmek için nasıl bir organizasyon kurmalıyız?

·       Hedeflerimizi gerçekleştirmek için rakiplerimizden farkımız ne olmalı? (hizmet, fiyat , satış gücü konumlama vb.)

Sorularının karşılıklarını yazmalı, paylaşmalısınız

Üçüncü adım; İkinci adımda satış gücü ve bireysel hedeflerin dağıtımının yapılmasıyla, iş bölümü ile birlikte ;üyelerin yetkinliklerine görev dağılımı ile ortak hedefle yönetim bilinci benimsetmelisiniz.

Üyelerin yetkinliklerine konumlandırılmasının yanında her görevin ;

·       Görevin Tanımı

·       Görevin Sorumluluğu

·       Görevin Yetkileri

·       Görevin Yetkinliği

·       Görevin Performans Kriteri

·       Görevin Performans Dönemi

·       Görevin Amiri

Belirlenmeli doküman tüm üyelerin ulaşabileceği doküman haline getirilmelidir.

 

·       Analizler

·       Gerçekçi Hedeflendirme ve Uygulanabilir iş Planı

·       Görevlerin Tanımlanması

 

Adımlarınız sonucunda Satış Yönetimi Sürecinizi yazmaya başlayabilirsiniz.

Satış yönetiminde başarı için aşağıda belirttiğim alt süreçlerin tanımlanması ve bu süreçlerin yönetiminin belirlenmiş olması gerekir. Bu süreçleri tarım sektöründe satış faaliyeti için örneklendirecek olursak;  

 

1.)       TEMEL SATIŞ PRENSİPLERİ

 ·       Saha çalışması ile son tüketicide hakimiyet sağlamak.

·       Son tüketicide ürün yönlendirmesi ile ürüne talep oluşturarak bayide kazanç sağlamak.

·       Son tüketiciye hakim olma ile bayide sadakat oluşturmak.

·       Fiyat odağından uzaklaşma ile değer üretme , değer satışa odaklanmak. Vazgeçilmezliğin yolu buradan geçer.

·       Saha satıcıları ile  - firma arasından kazan –kazan ilişkisini kurmak. Etkili prim sistemi ile çalışmak.

·       Bayi ve firma arası kazan-kazan paydasında birleşme ,bayilerde iş geliştirme projeleri uygulamak.

  

2.)       PLANLAMA

·       Hedef Bölge ,öncelik bölgemiz neresi olacak

·       Hedef Bitki Deseni ,yoğunlaşacağımız bitki deseni ne olmalıdır,

·       Hedef Ürünümüz ,öncelik vereceğimiz ürünler ,

·       Hedef Bayi , öncelikli kazanacağımız bayiler

·       Hedef Müşteri Segmenti, öncelikli kazanacağımız müşteriler (potansiyellik , referans durumu)

 

3.)       BAYİ ÇALIŞMASI 

·       Potansiyeli yüksek bayileri bulma

·       Gelişim yönü kuvvetli , gelişim değeri olan bayileri bulma

·       Çevresel ve sektörel referans ve iş geliştirme yönü olan bayileri bulma

·       Bayi de sadakat ilkesi ile hareket etme , bayilerde iş geliştirerek kol kola yürümek

 

4.)       MÜŞTERİ YÖNETİMİ 

·       Fiyat odaklı olmayan müşterileri bulma

·       Potansiyel ve referans olabilecek müşterileri bulma

·       Müşteri veri tabanı ve müşteri seleksiyon listesini hazırlama

·       Son tüketicilere ulaşarak satışın başlangıcını bu noktadan başlatma

·       Bayiler bölgelerinde ürün dağıtan, firmadan ürün alarak tutarını ödeyen durumunda kalmalı

 

5.)         AKSİYON PLANI  

·       Aktif saha çalışması ,hedef son tüketici de  talep oluşturmak.

·       Bölgesel aktivitelerle bilinirliği arttırmak. (kahve toplantıları , ziraat odası toplantıları ,üniversite bölüm aktiviteleri  vb.)

·       Son Tüketici Çalışması ile Bayilik Talebi Oluşturmak

·       Bayiyi Yönlendirmek

 

6.)          SONUÇ ODAKLI AKSİYON

·       Aktif saha çalışması

·       Kesintisiz bayi ve müşteri ziyaret

·       Müşteri bilgi bankası müşteri veri tabanı oluşturma

·       Günlük rapor girişlerini yaparak , rapor akışını ve geribildirim verme /alma yönetimi ile çalışmak

 

7.)         HEDEF ODAKLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME

·       Tüm satış gücünü kapsayacak şekilde prim sisteminin kurulumu

·       Hedeflerle çalışma ilkesini benimsetme

·       Bayi de kota bazlı ciro primi uygulaması

·       Bayi de yeni müşteri kazanımı ciro prim uygulaması

 

8.)            ÜRÜN YÖNETİMİ

·       Stratejik öneme sahip ürünlerin satışını arttırmak

·       Alternatif ürünlerin sayısını arttırmak

·       Şirket temel bütçesinde katkı oranı yüksek olan ürünlerin satışına ağırlık vermek, karlı ürünler

 

9.)            AMBALAJ YÖNETİMİ 

·       Yeni müşteri tanımlaması için küçük ambalaj

·       Numune çalışması için küçük ambalajlı ürünler

 

10.)                  TAHSİLAT YÖNETİMİ

·       Bayi ve Distribütör satışı teminat tabanlı olmalı

·       Bayi ve Distribütöre istihbarat paralelinde risk limiti tanımlaması yapılmalı

·       Potansiyel Müşterilere Teminat Tabanlı Direk Satış

 

11.)                  İÇ PAYDAŞ ETKİLEŞİMİ

 

·       Üretim , Ürün problemlerinin düzenli raporlanması

·       Sevkiyat departmanı ile koordineli çalışma ve yönlendirme

·       Sipariş , Faturalar ve müşteri risk limitlerinin düzenli kontrol edilmesi

·       Yönetimden taleplerin düzenli raporlanması / Takibi (promosyon , fiyat , müşteri talepleri vb.)

 

12.)                  RAKİP BİLGİ BANKASI / VERİ TABANI

·       Rakip aksiyonlarını düzenli takibi raporlanması

·       Rakip muadil ürünlerin belirlenmesi (düzenli güncelleme)

·       Rakip ürün fiyatlarını düzenli takibi ve  raporlanması

·       Rakip uygulamalarının düzenli takibi ve raporlanması

 

Gibi ‘’Satış Yönetimi’ sürecinizi planlamalısınız.

 

Bana göre ; Şirketlerimizin ayakta kalması , değer üretmesi  hayatlarını devam ettirebilmeleri için gerçekçi verilerle doğru tanımlanması gereken en önemli sürecin ‘’Satış Yönetimi’’ süreci olduğudur.

Saygılarımla…

 Alp Murat Baştuğ

 

Şirketinizde etkin bir satış yönetim politikalarının oluşturulmasını ve hayata geçirilmesini arzu ediyorsanız FCO Akademi'nin KOBİ'lere özel sunduğu satış destek danışmanlığı paketinden yararlabilirsiniz. 10 saniyede talep açmak için tıklayın